Większości firm udało się uruchomić wysyłkę i odbiór faktur w KSeF. System działa, dokumenty trafiają do obiegu, ale praktyka pokazuje, że to dopiero pierwszy krok.

Nie wszystko jest idealne, a papier wciąż krąży w firmach.

Pojawia się więc naturalne pytanie: co dalej zrobić, aby KSeF pracował dla firmy, a nie tylko dla urzędów skarbowych?

Faktura ustrukturyzowana to nie jest komplet informacji handlowych

Na obecnym etapie sama obecność faktury w KSeF nie eliminuje potrzeby korzystania z PDF-ów czy wydruków. Dlaczego?

Ponieważ struktura faktury KSeF nie zawiera wielu istotnych informacji biznesowych, które w codziennej pracy są po prostu potrzebne.

W praktyce poza KSeF funkcjonują nadal ceny katalogowe i ceny przed rabatem,

informacje o promocjach i ustaleniach handlowych, opisy zamówień klienta

numery projektów lub zleceń, klauzule i dodatkowe zapisy umowne, informacje logistyczne, komunikaty dotyczące płatności, rozbudowane opisy pozycji.

To właśnie te elementy często decydują o tym, czy dokument jest zrozumiały dla działu handlowego, produkcji czy zarządu.

Dlaczego papier i PDF nadal krąży?

W wielu firmach faktura z KSeF trafia do systemu, ale: nie zawiera pełnego kontekstu biznesowego, nie odpowiada na pytanie „czego dotyczy transakcja”, nie jest wystarczająca do wewnętrznego obiegu dokumentów.

Dlatego PDF lub wydruk nadal pełni ważną rolę. Jako nośnik informacji dla ludzi, nie tylko dokument księgowy.

W praktyce oznacza to jedno: przez najbliższy czas będziemy funkcjonować w modelu hybrydowym. Czyli:

KSeF → warstwa formalna (obowiązek podatkowy)

ERP → księgowanie i ewidencja

PDF / wydruk → obieg informacji w firmie

To naturalny etap przejściowy.

Systemy ERP dopiero nadrabiają lukę informacyjną, a firmy dostosowują swoje procedury do nowej rzeczywistości.

W tym czasie rozwijane są wizualizacje faktur KSeF, dodatkowe pola informacyjne,

łączenie danych handlowych z formalnymi,

hybrydowe wydruki (KSeF + dane biznesowe)

Co dalej?

KSeF nie kończy obiegu dokumentów, on go dopiero rozpoczyna. Kolejnym krokiem nie jest już wdrożenie KSeF, ale porządkowanie pracy w firmie wokół faktur a to oznacza: lepszy obieg dokumentów, integrację systemów, dopasowanie procesów do realnej pracy.

Jeśli zastanawiają się Państwo, jak uporządkować obieg dokumentów po wdrożeniu KSeF, zapraszamy do kontaktu.