Zakup kasy fiskalnej

Potrzebuję kasy fiskalnej, jaką wybrać, jak rozliczyć się z urzędem? Obecnie coraz więcej przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi dla klientów detalicznych obowiązkowo musi posiadać urządzenie fiskalne, na którym rejestrowana jest sprzedaż. Najwięcej trudności sprawia przedsiębiorcom zakup pierwszej kasy fiskalnej i zaznajomienie z tym tematem.

Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące sprzedaż, służące do sprawdzenia i naliczenia podatków należnych od wykonanej sprzedaży. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nakłada na przedsiębiorców polskie prawo poprzez ustawy oraz rozporządzenia Ministerstwa Finansów, organami egzekwującymi ten obowiązek są Urzędy Skarbowe. Odpowiednie wydruki z kasy fiskalnej są dokumentami służącym do zaksięgowania przychodów i rozliczenia z Urzędem Skarbowym.

Zakup kasy fiskalnej

Na rynku jest bardzo wiele różnych urządzeń, można wybierać wśród producentów oraz modeli. Podstawowa różnica to oczywiście cena, ale nie można przy wyborze podstawowego narzędzia pracy kierować się jedynie tym kryterium cenowym. 
Kasa musi być dopasowana do działalności i przede wszystkim niezawodna, dlatego, że w przypadku gdy rejestracja na kasie jest niemożliwa sprzedawca nie może wg. prawa sprzedawać, a przerwa w sprzedaży wiąże się ze stratami dla przedsiębiorstwa. Dlatego nie warto kupować kas najtańszych np. chińskich. Zakupu najlepiej dokonać w miejscowości prowadzenia działalności, tak aby nie było problemów z serwisem. 

Kopia elektroniczna czy papierowa

Obecnie kasy fiskalne posiadają dwa rodzaje kopii paragonów. Pierwszy rodzaj , starszy, to kopia papierowa -  oznacza, że w kasie są 2 rolki papieru: jedna z nich zużywa się na paragony odrywane dla klientów, na drugiej drukowane są kopie wystawianych paragonów. Wybór takiej kasy oznacza większe zużycie papieru oraz bardziej skomplikowane jego uzupełnianie. Również w razie potrzeby odnalezienia kopii paragonu, trzeba rozwijać rolkę z kopią.

Drugi rodzaj kas posiada tzw. kopię elektroniczną. Wówczas kasie jest tylko jedna rolka papieru, kopie paragonów nagrywają się na nośnik danych, jakim jest karta microSD.
Z karty raz na jakiś czas poprzez specjalne oprogramowanie możemy zrzucić dane - paragony do komputera, czyli wykonać dodatkową kopię. Znalezienie paragonu wcześniej wydrukowanego polega na odczytaniu pamięci kasy poprzez specjalny program, nie musimy już ręcznie odwijać rolki z kopią papierową.

Szkolenie i fiskalizacja

Fiskalizacja kasy jest to przełączenie kasy w tryb naliczania sprzedaży do rejestru kasy. Od momentu fiskalizacji każdy paragon (sprzedaż) rejestrowana na kasie będzie podlegać opodatkowaniu. Serwisant zakłada po fiskalizacji specjalną plombę aby zapobiec ingerencji osób nieuprawnionych w pamięć kasy. Przed fiskalizacją kasa jest w trybie szkoleniowym, można testowo prowadzić sprzedaż i nauczyć się obsługi kasy. Nasi klienci często biorą kasę do domu, uczą się i potem przynoszą do fiskalizacji. Dostarczamy również własne uproszczone instrukcje oraz pomagamy lub sami programujemy towary.

Jak zaprogramować towary lub usługi - PLU

Niezbędne jest sporządzenie spisu towarów lub (i) usług które będziemy sprzedawać. Każdy towar lub usługa jest zapisany w kasie fiskalnej pod osobną pozycją. Musimy zdefiniować nazwę pozycji, stawkę VAT ( w przypadku nie VAT-owców  stawkę zwolnioną) i przypisać jej unikalny numer. Ten numer w wielu kasach nazywany jest PLU. Na przykład pod numerem 1 mamy chleb pszenny, 2 - chleb razowy, 3 - bułka kajzerka, 999 - transport. Później, w trakcie sprzedaży wybieramy właśnie ten numer PLU, zamiast szukać towaru po nazwie. Wprawni kasjerzy potrafią spamiętać kilkaset kodów PLU. Przy większej ilości bardziej przydaje się czytnik kodów kreskowych. 

Anulowanie paragonu

Zdarza się że paragon trzeba anulować. Można to zrobić tylko wtedy gdy jeszcze nie zostanie zakończony tzn. nie wydrukuje się do końca. Odpowiednimi przyciskami na kasie możemy spowodować wycofanie nie zatwierdzonego paragonu. Jeżeli jednak paragon został już wydrukowany, to możemy go wycofać tylko księgowo, natomiast zostanie on w pamięci fiskalnej. Taki anulowany paragon musimy przechować w razie kontroli, przekazać sprawę księgowej lub samodzielnie wpisać korektę do książki przychodów i rozchodów z opisaniem zaistniałej sytuacji. Najwygodniej jest prowadzić rejestr korekt gdzie będzie zapisywana informacja: data paragonu, data korekty (anulowanie), przyczyna korekty.

Raporty fiskalne

Obowiązkowo, codziennie po zakończeniu sprzedaży należy wykonać tzw. raport dobowy. Jeżeli po wykonaniu raportu okaże się że była prowadzona jeszcze sprzedaż to należy wykonać kolejny raport dobowy tego samego dnia. Jeżeli zapomnimy o wykonaniu raportu dobowego, to następnego dnia nie będzie możliwa sprzedaż na kasie. Wówczas trzeba wydrukować raport dobowy i potem można sprzedawać. 

Do celów księgowych raz na miesiąc potrzebny będzie raport okresowy miesięczny. Pamiętajmy, że możemy go wydrukować po zakończeniu miesiąca. 

Serwisowanie kasy fiskalnej

Posiadacz kasy fiskalnej ma obowiązek raz na 2 lata dokonać tzw. przeglądu kasy fiskalnej. Przegląd jest wykonywany przez firmę posiadającą do tego uprawnienia, jest to firma w której kupiliśmy kasę. Zmiana serwisu kasy może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Konieczność pamiętania o przeglądach leży po stronie podatnika. Można oczywiście wykonywać przegląd częściej niż raz na 2 lata, np. co roku, aby przy okazji dokonać jej konserwacji i sprawdzić czy wszystko jest w porządku.

Książka kasy fiskalnej

Do każdej kasy fiskalnej podatnik dostaje tzw. książkę kasy fiskalnej, którą musi przechowywać, okazywać do kontroli i przy przeglądzie kasy fiskalnej. W książce jest zapisana cała historia kasy, numer seryjny oraz numer nadany przez US. W razie zagubienia książki fiskalnej można wystąpić o jej duplikat, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Kasa fiskalna rezerwowa

Dla podatników, którzy są szczególnie wrażliwi na awarie kasy fiskalnej, tzn. dla tych u których nawet krótkotrwała awaria oznacza to duże straty zalecamy zakup dodatkowej kasy rezerwowej.  Pozwala to spać spokojnie i nie martwić się o sprzęt. Często przedsiębiorcy decydują się na zakup nowej kasy, a starą zostawiają jako rezerwową. Szczególnie gdy kończy się już pojemność starej i zakup nowej kasy jest nieuchronny takie rozwiązanie jest opłacalne. 

Wszelkie pytania o kasy fiskalne pod numerem telefonu
2Bit sp. z o. o. Tel. 85 662 34 76